Prioriteedid · umbes 10 minutit
Eisenhoweri maatriks veebis: mis on oluline ja mis kiireloomuline
Ülesannete nimekiri on pikk, iga sõnum tundub kiireloomuline ja õhtuks on raske öelda, millised ülesanded tegelikult tulemust liigutasid.
Eisenhoweri maatriks eristab kiireloomulisust olulisusest. „Kõik tuleb teha täna” asemel tekib neli eri otsust: teha kohe, planeerida, delegeerida või vähendada.
Paigutage ülesanded maatriksisseTasuta. Registreerimine ja e-post pole vajalikud. Mustand jääb brauserisse. Tööriist ei otsusta teie eest, mis on oluline — see aitab teie enda nimekirja korrastada.
Kaks eri küsimust
Kiireloomulisus ja olulisus ei ole sama asi
„Tänaseks vaja” räägib ajasurvest. „See on oluline” räägib seosest eesmärgi, vastutuse või olulise tulemusega.
Olulise ja kiireloomulise eristamise põhimõtet seostatakse Dwight Eisenhoweriga. Tänapäevane nelja kvadrandiga töövõte kujunes ja levis hiljem. Maatriks aitab otsustada, kuid ei arvuta prioriteete automaatselt.
Olulisus
Kas see viib eesmärki edasi?
Kui lükkate ülesande nädala võrra edasi, kas kannatab tulemus, mille eest vastutate, või ainult kellegi teise kalender?
Kiireloomulisus
Kas tegutseda tuleb kohe?
Kas tähtaeg on lähedal, võimalus peagi sulgub või kaasnevad ootamisega konkreetsed tagajärjed?
Kui mõlemad vastused on „jah”, vajab ülesanne tõesti kohe tähelepanu. Oluline ülesanne ilma tähtajata kaob kergesti postkasti. Lähedase tähtajaga, kuid väheoluline ülesanne on sageli kellegi teise tulekahju.
Neli kombinatsiooni
Neli kvadranti — neli otsust
Kvadrant ei anna hinnet „parem / halvem”. See osutab tegevuse liigile. Sama ülesanne „räägi kliendiga” võib olenevalt olukorrast sattuda eri lahtritesse.
-
Tee kohe
Kriis, täitmata lubadus või võimalus, mis sulgub täna. Tüüpiline näide: klient ootab päeva lõpuks otsust tõrke kohta ja ilma teieta ei saa meeskond küsimust lahendada.
Järgmine samm: tehke ülesanne ära või jõudke selge otsuseni — ja ärge paigutage siia kõike.
-
Planeeri
Töö, mis ennetab tulevasi tulekahjusid: värbamine, protsess, vestlus rollidest või pakkumise ettevalmistamine. Tüüpiline näide: kirjeldage enne kiire tekkimist, kuidas projekt üle anda.
Järgmine samm: pange kalendrisse konkreetne aeg — muidu vajub tähtajata oluline töö nimekirja lõppu.
-
Delegeeri
Ajasurve on olemas, kuid tulemus ei nõua just teie isiklikku osalemist. Tüüpiline näide: kiiresti tuleb kokku panna ülevaade, mida kolleeg juba oskab teha.
Järgmine samm: andke ülesanne üle koos tausta, tähtaja ja selge tulemusega — ärge lükake seda lihtsalt teise lauale.
-
Vähenda või jäta ära
Harjumuspärane tegevus, mis võtab ruumi, kuid peaaegu ei liiguta eesmärki. Tüüpiline näide: slaidide kolmas lihvimisring, kuigi esitlusel pole veel kuulajaid ega tähtaega.
Järgmine samm: jätke ära, lükake edasi või lihtsustage tugevalt — vabastage tähelepanu kahele ülemisele kvadrandile.
Üks seotud tööpäev
Näide juhi tööpäevast
Väikese teenindusettevõtte omaniku hüpoteetiline nimekiri. Ülesanded on omavahel seotud: osa tänasest „kiirest” tööst tekkis seetõttu, et oluline töö ei jõudnud varem kalendrisse.
Toores nimekiri
- Klient nõuab tõrke kohta vastust kella 17-ks
- Koostada suure hanke pakkumine — tähtaeg 10 päeva pärast
- Kinnitada juhi puhkus „sel nädalal”
- Vaadata üle hinnakiri ja teenuste paketid
- Vastata tarnija vestluses arve kohta
- Veeta aega LinkedInis „igaks juhuks”
Pärast jaotamist
- Tee
- Vastus kliendile tõrke kohta
- Planeeri
- Hankepakkumine · hinnakirja ülevaatus
- Delegeeri
- Juhi puhkus · vastus tarnijale
- Vähenda
- Eesmärgita LinkedIn
Miks just nii
„Tänaseks vaja” ei ole alati plaanist olulisem
Kliendi sõnum on tõesti kiireloomuline ja oluline — see tuleb lahendada esimesena. Hange ja hinnakiri ei nõua vastust täna, kuid ilma nendeta tekib järgmisel kuul uus kiire: sobimatud tehingud ja käsitsi tehtud allahindlused. Nende koht on kalendris, mitte postkasti lõpus.
Kasulik järgmine samm
Esmalt jaotage, siis arutage olulisust
Pärast jaotamist on näha, et osa „teie” kiireloomulisi ülesandeid saab koos taustaga edasi anda ning tähtajata oluline töö vajab kalendris aega. Maatriks ei väida, et hange on tõrkest olulisem — see ei lase neil sulada üheks hunnikuks „kõik on kiire”.
Mida enne kontrollida
Mida maatriksi koostamisel arvestada
Meetod aitab seni, kuni mäletate: see ei tunne teie ettevõtet teist paremini ega asenda kokkuleppeid vastutuse kohta.
-
Kellegi teise kiireloomulisus muutub teie omaks
Märkega „täna” sõnum satub esimesse kvadranti ka siis, kui tulemus ei mõjuta teie eesmärki. Küsige esmalt: kelle vastutus see on ja mis juhtub, kui vastate homme.
-
Tähtajata oluline töö lükkub lõputult edasi
Kuupäevata plaan on lootus. Kui ülesanne on oluline, vajab see kalendris aega või selget alustamise tingimust — muidu kaotab see jälle igale saabuvale kirjale.
-
„Delegeerimine” aetakse segi äralükkamisega
Tausta, tähtaja ja selge tulemuseta üleandmine tuleb tagasi uue tulekahjuna. Delegeerimine on selge ülesanne, mitte ülesande kadumine teie nimekirjast.
-
Ühte maatriksisse segatakse eri mõõduga ülesanded
Isiklikud tegemised, meeskonna nädalaülesanded ja aastaprojektid ühel lehel annavad moonutatud pildi. Valige esmalt üks tase: teie päev, juhi ülesanded või meeskonna ühine nimekiri.
Praktiline teekond
Kuidas veebitööriista kasutada
Kirjutage ülesanded esmalt ilma neid jaotamata. Seejärel vastake, kas iga ülesanne on oluline ja vajab tegutsemist kohe. Tulemuseks on neli otsuserühma. Tulemuse saab kopeerida, printida või PNG-na alla laadida.
Samm-sammult: nimekirjast plaanini
-
Kirjutage üles kõik ülesanded
Pange kirja kõik, mis praegu peas ruumi võtab: kohtumised, lubadused, „peaks tegema” ja teiste palved. Ärge veel jaotage.
-
Vastake kahele küsimusele
Iga ülesande puhul: kas see on eesmärgi jaoks oluline ja kas tegutseda tuleb kohe? Kahtluse korral täpsustage eesmärk, tähtaeg ja viivituse tagajärg.
-
Valige üks neljast tegevusest
Tehke, planeerige, delegeerige või vähendage. Iga ülesanne saab ühe otsuse liigi.
-
Viige otsused kalendrisse ja tööülesannetesse
Kiireloomuline ja oluline läheb tänasesse töösse. Oluline, kuid mitte kiireloomuline läheb kalendrisse. Delegeeritav ülesanne andke inimesele koos taustaga. Ülejäänu tõmmake maha. Maatriks ise ei määra vastutajaid ega kuupäevi.
Konkreetne tulemus
Näete, mida teha, planeerida, delegeerida ja vähendada
Avage tööriist, kirjutage oma nimekiri ja jagage see neljaks otsuseks. Maatriks ei otsusta teie eest, mis on oluline — see näitab, kus olete ajasurve seganud sellega, mis tegelikult teist sõltub.
Paigutage ülesanded maatriksisseKui ainult jaotamisest ei piisa
Arutage tulemust konsultandiga
Konsultatsioonist on abi, kui juhid mõistavad „olulist” erinevalt või ei jõua kokkuleppele, mis kuulub kelle vastutusse. Koos saab kontrollida kriteeriume, märgata vastuolusid ja koostada teostatava plaani. Konsultant ei anna „objektiivselt õiget” maatriksit.
Broneeri konsultatsioonKorduma kippuvad küsimused
Mida Eisenhoweri maatriksi kohta veel küsida
Vastused kriteeriumide, meeskonnatöö ja tulemuse kasutamise kohta.
Mis vahe on olulisel ja kiireloomulisel?
Oluline on seotud eesmärgi või vastutusega. Kiireloomuline nõuab tähtaja või tagajärgede tõttu tegutsemist kohe. Need võivad kattuda, kuid ei pea: palju kiiret tööd ei vii eesmärki edasi ning tähtajata oluline töö läheb kergesti kaduma.
Mitu ülesannet maatriksisse panna?
Nii palju, kui praegu tegelikult tähelepanu võtab — tavaliselt kümme kuni kakskümmend viis sama perioodi ja taseme punkti. Kui nimekirjas on läbisegi isiklikud tegemised, tööpalved ja aastaprojektid, jagage tasemed esmalt lahku.
Kas maatriksit saab kasutada meeskonnaga?
Jah, kui lepite enne kokku, kelle maatriks see on ja mida tähendab „oluline” ühise eesmärgi jaoks. Muidu jaotab igaüks oma nimekirja teiste kiireloomulisuse siltide järgi. Meeskonnas on kasulikum võrrelda kriteeriume ja eriarvamuste põhjuseid kui hindeid keskmistada.
Mis siis, kui kõik osutus oluliseks ja kiireloomuliseks?
See näitab, et kriteeriumid on liiga laiad või periood liiga lühike. Piirake „oluline” nädala tulemuse või rolliga, viige teiste tulekahjud delegeerimise alla ning planeerige vähemalt kaks tähtsat, kuid mitte kiireloomulist ülesannet konkreetsele kuupäevale.
Kui sageli maatriksit üle vaadata?
Igapäevase töö nimekirja puhul siis, kui sisenev voog on prioriteedid taas segi ajanud — sageli kord nädalas. Rolli puudutavaid teemasid harvem. Mõte pole rituaalis, vaid selles, et oluline töö saaks taas kalendris aja ega jääks postkastile alla.
Kuidas saab isiklik konsultatsioon aidata?
Väline pilk aitab kontrollida, millel „oluline” põhineb, kus kuulub kiireloomulisus kellelegi teisele ja milliseid kokkuleppeid meeskond vajab. See ei tee hinnanguid täiesti objektiivseks, kuid aitab eristada fakte oletustest ja koostada teostatava plaani.